Vous voulez gagner du temps? Numérisez!
Le monde du Digital ne cesse d’évoluer de jour en jour et l’accès rapide à l’information devient de plus en plus important. Pour y arriver, il est primordial de se concentrer sur les deux axes suivants :
- Garder un archivage électronique de toute votre documentation, pour être conforme à la législation : Dématérialisation de l’historique
- Optimiser le flux courant en traitant les nouveaux documents au fur et à mesure de leur réception : Dématérialisation du récurent
Pour y parvenir, la solution idéale est le passage vers le numérique! Découvrez, ci-dessous, notre cycle de mise en place.
Le « Cycle+ » est le cycle documentaire que nous proposons à nos clients pour faciliter leur traitement documentaire et optimiser leur organisation au quotidien :
La préparation
Le nettoyage et la préparation des documents sont des phases délicates qui demandent beaucoup d’attention et d’organisation. Il s’agit d’épurer, trier et mettre à plat les documents pour les préparer à la phase de numération.
Tout document doit être pointé depuis la préparation pour pouvoir le tracer tout au long du cycle de dématérialisation et doit être remis à son emplacement original pour assurer un bon suivi lors de l’archivage physique.
La numérisation
La numérisation est le pilier de tout processus de dématérialisation, c’est la première brique d’une suite d’actions qui s’enchainent naturellement et de manière rigoureuse.
Cette étape peut être effectuée en interne (in-situ) : dans vos locaux, ou en externe (off-situ) : dans nos locaux.
Le but est de numériser dans des délais courts l’ensemble de vos documents afin de vous les remettre pointés et indexés pour un archivage physique conforme à la réglementation en vigueur relative à chaque type de document.
La saisie (vidéocodage), indexation et contrôle
Ces étapes permettent de faciliter l’utilisation des données en les traitant de manière intelligente et automatique afin de rendre l’information plus accessible au client final pour un partage plus efficace. Les phases d’indexation et de reconnaissance des données peut être jumelé à un autre service en gestion documentaires ou mis en place de manière indépendante.
La consultation et l’archivage électronique
Avec la mise en place de partenariat avec des Data-Center de normes et de standards internationaux, la consultation et l’archivage électronique des documents sont sécurisés et restent disponible en toute confidentialité.
Les plateformes de Demat+ sont flexibilité grâce à des plateformes et application web permettant un accès centralisé à l’information et avec une redondance des données, nous réduisant ainsi les coûts onéreux liés à l’infrastructure technologique.
Le déploiement de nos solutions en mode SAAS conduisant à une gestion intégrée dans toute l’entreprise. Ceci permet de gérer rapidement les flux de contenu pour augmenter le rendement des collaborateurs, améliorer leur productivité, soutenir le partage d’information et gérer le risque tout en réduisant les frais opérationnels et essentiellement libérer les ressources pour leur assigner à des tâches avec plus de valeur à ajouter.
Nos équipes seront à vos côtés pour vous aider dans la préparation des archives avant traitement ainsi que leur listing pour une traçabilités des flux en entrée et/ou à la sortie de vos locaux.