Les avocats encore aujourd’hui, et certainement pour de longues années, reçoivent chaque jour une kyrielle de documents papier, d’origine, de nature et de typologie variées.
Or, la dématérialisation, jusque là n’a pas été considérée comme un atout pour l’organisation et la gestion interne des cabinets mais aussi un avantage et un gain de temps non négligeable.
L’ensemble du processus amont, c’est-à-dire la création et la gestion des dossiers, la réception et la rédaction des actes et des correspondances, leur archivage, est resté à l’appréciation discrétionnaire du cabinet et très concrètement, suspendu à l’offre disponible de solutions techniques sur le marché.
Des solutions matérielles performantes de numérisation existent désormais, notamment sous la forme des imprimantes multifonctions (MFP : Multifonction printers). Elles offrent dès l’étape de numérisation l’ensemble des fonctionnalités nécessaires aux avocats, comme la standardisation des documents, leur sécurisation par mot de passe, et leur conversion au format souhaité. C’est un processus simplifié certes, mais qui permet de changer les habitudes dans la gestion au quotidien des dossiers au sein des cabinets.
Dans ce sens, DematPlus vous propose un forfait d’accompagnement pour démarrer à bien votre démarche de dématérialisation :
– Numériser vos archives existantes
– Mettre en place un processus d’indexation selon votre organisation interne
– Elaborer des procédures de suivi et de prise en compte pour traiter, au fil de l’eau, les nouveaux dossiers
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