La transformation numérique de l’entreprise est considérée par les dirigeants comme essentielle pour l’alignement des stratégies d’entreprise et de l’innovation informatique. La gestion des données via des problématiques de dématérialisation au sens large et d’archivage devient donc plus que jamais un enjeu stratégique de compétitivité.
Les tests annoncés par la Chine pour la collecte des taxes sociales et l’émission de factures électroniques, le programme Vitam de l’État français, la publication de la norme NF Z42-026 relative aux conditions de numérisation à vocation probatoire, les débats survenus à l’assemblée au sujet de la reconnaissance de la blockchain dans les systèmes de règlement… sont autant de signes révélateurs de cette progression au sein des organisations de la question de la dématérialisation.
Or, le déploiement d’un système d’archivage électronique suppose de se conformer à une réglementation stricte en termes de fiabilité de numérisation, particulièrement si cette dernière doit acquérir une valeur juridique afin d’être opposable devant le législateur.
La blockchain, une révolution en matière de traçabilité des échanges
La Blockchain est présentée par certains comme la quatrième révolution en matière de traçabilité des échanges – après l’invention du papier, le recours à l’imprimerie puis à la reprographie à grande échelle et l’invention de l’ordinateur. Base de données transparente et sécurisée, elle contient l’historique – sous forme de transactions – de tous les échanges effectués entre ses utilisateurs depuis sa création et permet à chacun de vérifier la validité de la chaîne sans intervention d’un quelconque organe central.
Propice à l’instauration d’un cadre de confiance de par sa structuration, il est aisé d’imaginer de multiples cas d’usage de la blockchain : enregistrement des titres immobiliers, remboursement d’usagers assurés contre le retard de leur moyen de transport en commun, collecte et déduction automatique de la TVA, système sécurisé de vote en ligne…
Le tiers de confiance, garant de l’authenticité de l’information
Toutefois, la désintermédiation au profit de transactions automatisées, et bien souvent anonymes, nécessite une réflexion complémentaire sur la façon d’authentifier des informations archivées dans un écosystème dématérialisé.
En tant que tiers de confiance, il nous appartient donc de faire évoluer notre mission afin d’accroître notre valeur ajoutée en accompagnement des nouveaux besoins de nos clients. Cette évolution renforce d’une part la valeur de nos compétences d’expertise et de conseil et d’autre part, en matière d’archivage, notre savoir-faire quant au développement d’outils répondant aux nouveaux usages de la blockchain afin de garantir la certification des informations enregistrées dans celle-ci.
Vers le « zéro papier » mais pas le « zéro document »
Le développement des outils numériques dans la société offre une occasion unique de tendre vers une logique « zéro papier » sans pour autant signifier « zéro document ». La dématérialisation suppose une organisation du recueil, du classement et de l’exploitation des documents par les entreprises dans le cadre de leurs besoins métier et d’obligations légales strictes.
DOCAPOST, filiale du groupe La Poste experte de la transformation numérique des organisations, a intégré en ce sens dans l’écosystème blockchain la toute première solution d’archivage agréée par le Service interministériel des archives de France et certifiée NF 461, ISO 27001, ISO 9001 permettant de certifier les documents contractuels associés aux transactions réalisées via la majorité des blockchains du marché. Cette innovation technologique propulse les organisations dans une nouvelle ère en alliant la puissance, la rapidité et l’immuabilité de la blockchain et des smart contracts à la conformité réglementaire de conservation documentaire.
L’archivage à vocation probatoire, la solution au besoin d’opposabilité des transactions blockchain
Attention cependant, les smart contracts n’ont rien de commun avec les contrats au sens juridique du terme. Associés aux transactions blockchain, ces logiciels d’exécution simple d’instruction en fonction de paramètres donnés n’ont aucune valeur légale ne permettant pas la reconnaissance juridique de la blockchain comme moyen de signer électroniquement. Seuls les documents contractuels PDF qui leur sont liés peuvent avoir une valeur juridique.
Grâce à la solution de DOCAPOST, les utilisateurs bénéficient désormais d’un moyen simple pour prouver directement dans la blockchain l’archivage numérique chez un tiers de confiance d’un document à vocation probatoire, autrement dit opposable devant un tiers.
L’archivage numérique à vocation probatoire s’avère donc être la solution idéale en réponse à l’objectif d’une gestion « zéro papier », autrement dit d’une dématérialisation totale fiable et sécurisée. Pour remporter le défi de la dématérialisation, reste à légiférer, former et accompagner les organisations dans cette mutation qui pourrait être la prochaine nouvelle révolution technologique.
La blockchain offre potentiellement la possibilité de répondre aux problématiques que sont la protection contre les failles de sécurité et la gestion simplifiée des données dont la confidentialité a été gérée en amont. Cette nouvelle révolution, soulignée par le montant des investissements, ouvre de formidables opportunités dans tous les compartiments de l’entreprise.
Les domaines financiers ou supply chain ont déjà porté cette technologie dans leur processus d’exploitation sous forme de transposition de l’existant ou de réelles innovations, mais tous les secteurs vont progressivement découvrir les avantages front ou back-office de son utilisation. De moins en moins confidentielle, cette technologie fait l’objet de nombreuses études de la part du législateur français et européen, les États-Unis ont déjà intégrés certains aspects (ICO) dans leur législation et un début d’encadrement européen est d’ailleurs attendu d’ici la fin de l’année.
L’alignement des planètes – investissement, technologie, législation, usage – est donc imminent et les documents accompagnant les transactions ont déjà leur écrin.