Vous hésitez encore à faire le grand saut, à savoir basculer l’ensemble de vos factures papier vers une version numérique ? Pourquoi retarder une échéance qui arrivera tôt ou tard, surtout quand elle comporte tant d’avantages ? Voici ceux que nous avons retenus.
Une gestion simplifiée pour tous
On ne peut échapper très longtemps à la modernisation des méthodes de travail. Complexe aux yeux de certains réfractaires, elle est pourtant plébiscitée par ceux qui se l’approprient. Dans le monde numérique, tout est tracé, maîtrisé et accessible par tous. Ce qui mène tout droit à l’efficacité opérationnelle, enjeu majeur de nos sociétés en mutation. Car forcément, quand les tâches sont automatisées, les documents sont centralisés et consultables à tout moment, le suivi client est amélioré et les échanges sont facilités. Un gain de temps inestimable, que l’on peut réinvestir dans des tâches plus valorisantes. Reste dans votre cas à étudier la volumétrie de vos factures. Généralement, les directions financières des TPE/PME gèrent un flux de données considérable, soumises à des lois et règlementations exigeantes et évolutives, ce qui justifie d’autant plus de passer à la dématérialisation. Mais il convient d’en prendre la mesure de façon globale. Car en s’attelant en premier aux services comptabilité, on ne peut nier le déferlement de la numérisation sur tous les autres services de l’entreprise. Un accompagnement au changement est alors vivement conseillé pour mettre en place un workflow – comprenez là une automatisation des tâches opérationnelles – efficace, accepté et maîtrisé par tous.
Une réduction des dépenses incontestée
Le monde de l’entreprise, modelé par la culture de la performance, exige agilité, vision et anticipation pour satisfaire ses clients, toujours plus exigeants. Travailler mieux, plus vite et à moindre coût est a fortiori ce que recherche toute forme d’organisation pour pérenniser ses activités. La dématérialisation est sans aucun doute la solution qui permet de réduire les dépenses et d’augmenter la productivité. Pourquoi ? Tout simplement parce que la création d’un bureau virtuel permet l’échange de données, la suppression de leurs pertes éventuelles, une traçabilité sans faille. Les collaborateurs travaillent donc plus rapidement, si bien qu’ils peuvent se consacrer à d’autres missions rapporteuses d’affaires. Sans oublier que vous pouvez tirer un trait sur les dépenses en papier, encre, espace consacré à l’archivage etc. Reste à trouver LA solution comptable qui vous permettra de mettre un pied à l’étrier. De nombreux logiciels en ligne existent à moindre coût pour vous permettre de vous familiariser avec des interfaces simples et fonctionnelles.
En conclusion, vous l’avez bien compris, la transformation numérique a des bénéfices tant qualitatifs que quantitatifs. Elle permet de réduire considérablement les coûts de traitement, d’en raccourcir les délais de paiement qui sont maîtrisés, de sécuriser la fonction comptable et d’harmoniser les règles de gestion. C’est donc l’ensemble du processus qui est optimisé. A vous maintenant de faire le « saut technologique » sans craindre aucune chute.
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