Dématérialisation et contraintes légales

AVIS D’EXPERT. Dans un contexte économique imposant une véritable culture de la performance, la majorité des entreprises sont aujourd’hui convaincues de la valeur ajoutée de la dématérialisation.

Ses bénéfices ne sont plus à démontrer : meilleure traçabilité des documents, meilleure accessibilité, prise en compte des enjeux liés au développement durable, modernisation des échanges, réalisation d’économies…

Mais numériser des documents parfois confidentiels et stratégiques, peut aussi exposer plus fortement ces entreprises à des violations ou à des pertes de données. La sécurité est donc indissociable de toute mise en œuvre d’un projet de dématérialisation et doit être envisagée sous trois angles distincts : les utilisateurs, les documents et les périphériques.

En contrôlant les accès, en protégeant le flux documentaire et en sécurisant les dispositifs, l’entreprise mettra en place des règles de sécurité efficaces permettant d’assurer une continuité d’activité en cas d’incident.
Aussi, la référence à un système normé, et la mise en place d’une gouvernance de l’information, sont deux étapes essentielles dans le déploiement d’un projet de dématérialisation sécurisé.

Norme AFNOR NF Z42-013, SAE et coffre-fort électronique

Le document numérique est plus complexe et plus prolifique que le document papier. Lors d’un processus de dématérialisation, des règles spécifiques sont appliquées pour lui assurer une valeur légale: authenticité, intégrité, respect de la durée légale de conservation, pérennité et traçabilité.

Utiliser un Système d’Archivage Électronique (SAE) conforme aux normes AFNOR NF Z42-013 garantit une valeur probante aux documents numériques pendant toute leur durée de conservation. Le coffre-fort électronique, la signature électronique, les certificats, l’horodatage ou encore l’authentification forte, sont autant d’outils intégrant le SAE et garantissant l’intégrité et la traçabilité du document numérisé augmentant de facto la sécurité et la fiabilité des échanges. Le SAE assure par ailleurs le chiffrement des emails pour le téléchargement sécurisé des documents tout en proposant une gestion simplifiée des droits d’accès.

 

Source : Dématérialisation et contraintes légales