Factures clients ou fournisseurs, bulletins de paie ou contrats de travail, originaux d’actes sous seing-privé ou encore dossiers médicaux… on imagine mal le nombre vertigineux de documents que les sociétés et administrations produisent chaque jour.
À l’aube de la dématérialisation dont les contours se définissent péniblement ces dernières années, très peu de structures peuvent se targuer d’avoir réussi un « projet Zéro Papier » (combien s’y sont vraiment essayées ?).
Retour d’expérience de la société Archiveco, l’un des leaders français de la gestion documentaire, qui accompagne les entreprises et collectivités dans leur stratégie d’archivage et de gestion des données, qu’elles soient physiques ou numériques.
Des documents partout, tout le temps
65 % : c’est le pourcentage d’entreprises dont la consommation de papier et le nombre de photocopies restent stables ou augmentent (AIIM (Association for Information and Image Management))
3 sociétés sur 5 estiment également que le stockage de documents papier prend trop de place au sein de leur locaux (étude Coleman Parkes). En fonction de sa nature, un document doit effectivement respecter une durée légale de conservation. Celle-ci peut être égale à 12 mois, 3 ou 5 ans et peut parfois même illimitée dans le temps (exemple : les contrats d’assurance).
Deux principales solutions s’offrent alors aux organisations :
– La première serait de conserver ces montagnes de documents au sein même de ses locaux. Une solution évitant ainsi à l’entreprise de faire appel à un énième prestataire et d’autogérer ses flux d’informations, dans le cas d’une politique interne d’archivage bien établie. Coût élevé, manque de sécurité et d’entretien, perte de temps dans l’accès à l’information… ce choix présenterait différents inconvénients, susceptibles de refroidir un bon nombre d’entreprises.
– La deuxième solution serait d’externaliser ses principaux flux documentaires vers un prestataire spécialisé. En fonction du besoin, ce dernier pourra traiter, numériser, analyser la complétude et la conformité de ces données externalisées, tout en assurant leur sécurité et une accessibilité contrôlée. Flexibilité accrue, rapidité d’accès à l’information recherchée et économies d’espace, entre autres, viennent conforter les entreprises dans ce choix de l’externalisation.
Bien trop souvent, les entreprises se rendent compte du travail à accomplir une fois la gestion des informations étant devenue incontrôlable. D’autres anticipent convenablement ce besoin en adoptant des politiques de gestion documentaire adéquates ou choisissant l’accompagnement par un tiers-archiveur, leur permettant ainsi de se concentrer sur leur cœur de métier et de réaliser des économies.