Avant de comprendre la nécessité de l’EDI au sein d’une entreprise, focalisons nous sur les documents que deux entreprise peuvent échanger ainsi que le volume de ces échanges :
En effet, différents types de documents peuvent être partagés entre clients/Fournisseurs et dont le processus de traitement ainsi que les délais de gestion deviennent lourds si le volume est assez important.
Dans presque tous les secteurs, nous pouvons lister les documents commerciaux suivants : les bons de commande, les factures et les avis préalables à l’expédition (ASN), les connaissements, les documents douaniers, les documents de stock, et les documents de statut d’expédition.
En passant d’un échange physique de documents commerciaux à un échange électronique, les entreprises bénéficient d’avantages significatifs tels que la réduction des coûts, l’amélioration de la vitesse de traitement, la diminution des erreurs et l’amélioration des relations avec leurs partenaires commerciaux.
Comment l’EDI vous aide à diminuer vos coûts :
- Les études montrent que l’EDI coûte, dans le pire des cas, un tiers du prix du processus papier
- Un rapport suggère même que le coût de l’EDI est 70 fois moins élevé. Une grande société américaine a expliqué que, grâce à l’EDI, leur coût de traitement était baissés de 28 euros (38 dollars) à 0,99 euros (1,35 dollars) par commande
- L’UE a déclaré que, pour chaque 10 minutes que l’on économisait sur le traitement des factures électroniques, il était possible que l’on ait économisé 120 euros par facture par an
- GS1 UK a conclu que la grande distribution économisait 16 euros par commande électronique
Comment l’EDI est devenu obligatoire dans certains secteurs :
Du retail à l’automobile en passant par les secteurs l’agriculture, l’EDI est partout et touche à tous les domaines. Un des pilier de cette transformation est la traçabilité de l’information.
Le passage à l’EDI est certes un projet à part entière mais c’est aussi un pas vers une nouvelle vision de la gestion globale de l’entreprise, une gestion dynamique et évolutive.
l’EDI est devenu, ces dernières années, une obligation pour certains secteurs et une nécessité pour ceux qui cherchent une amélioration continue de leur processus, l’EDI est bénéfique à tous les niveaux et spécifiquement aux éléments suivants :
- L’automatisation des tâches impliquant des documents papier permet au personnel de se concentrer sur les tâches dont la valeur ajoutée est la plus élevée . Ainsi elle donne au personnel la possibilité d’être plus productif
- Un traitement rapide des documents sans erreur évite largement la répétition de travaille de commandes, la rupture de stock et les factures annulées
- Les acheteurs peuvent profiter pleinement de meilleures conditions de paiement et des rabais les plus importants
- Les vendeurs bénéficient d’un meilleur flux de trésorerie et de cycles « Order-to-cash » (de la commande à l’encaissement) réduits