Vers une dématérialisation des notes de frais

La note de frais, casse-tête pour les salariés et les travel managers, intègre progressivement les solutions globales de gestion de voyage, générant d’importantes économies pour les entreprises.
Vingt minutes et 53 euros, tel était le temps passé et le coût du traitement d’une note de frais fin 2015, selon une étude de HRS et de la Fondation GBTA. Une perte de temps et de productivité considérable pour l’entreprise, et donc un véritable gisement d’économies à réaliser. Ainsi, le traditionnel tableur, les saisies manuelles, le papier, les circuits de validation fastidieux, cèdent progressivement la place aux solutions digitales intégrées.
« Une partie des notes de frais, notamment l’aérien et le ferroviaire, est en train de disparaître, car elle est intégrée préalablement dans le processus de réservation, grâce aux « selfs bookings tools » (SBT) », souligne Abdelaziz Boudja, vice-président de l’Association française des travel managers (AFTM). Ces logiciels en mode SaaS sont développés depuis une dizaine d’années par des éditeurs tels que KDS, Concur ou Traveldoo, ou par les sociétés GDS (global distribution system) telles qu’Amadeus ou Sabre. Ils relient l’entreprise, l’agence de voyages et l’organisme de paiement, et permettent à chaque salarié de gérer son déplacement d’affaires. Au moment de la réservation, le montant est prélevé sur une carte logée dans l’agence, le billet est émis, et la facturation envoyée directement dans le système comptable de l’entreprise. Avec le temps, les éditeurs de SBT ont intégré divers segments comme l’hôtellerie ou la location de voitures, enrichissant leur contenu avec de nouveaux acteurs tels que les VTC ou Airbnb. Ils ont développé des outils de gestion de notes de frais, « expenses », adossés usuellement à leur offre « travel ». L’ensemble de leurs solutions est disponible en version mobile.

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