D’après une étude réalisée par le cabinet de conseil EY publiée en 2014, 82% des DAF français considèrent la dématérialisation des factures clients et/ou fournisseurs comme une priorité pour leurs organisations voire pour une grande partie d’entre eux comme un objectif stratégique. Elle répond à leurs attentes d’efficience et de traçabilité des processus financiers, de fiabilisation des traitements des données et de réduction des coûts. Dans les faits, la facturation électronique dans l’Hexagone représente aujourd’hui moins de 5% des 2,5 milliards de factures générées annuellement selon le site « solutions-numeriques.com » du 8 juin 2015. Méconnaissance des normes en vigueur, conviction de la fiabilité sans faille du papier, complexité technique, budget financier conséquent… représentent les freins et les réticences des entreprises. Pour contrer ces idées reçues souvent erronées, nous allons détailler la facture électronique au regard du droit français et de la directive européennne.
Quelles sont les normes à respecter pour dématérialiser fiscalement ses factures
Pour être valable fiscalement, la facture dématérialisée doit l’être dans le respect des normes françaises et européennes en vigueur. De plus, toute dématérialisation doit être précédée d’un accord entre l’émetteur et le destinataire. Selon le Code Général des Impôts, article 289-V « la dématérialisation fiscale de la facture doit l’être depuis sa source avant édition et offrir des garanties d’intégrité et d’identité (signature électronique X509-V3), d’opposabilité (horodatage RFC 3161), d’archivage (Z42-013) et utiliser des formats pérennes PDF ou XML ». La facture dématérialisée selon ces directives représente un document fiscal en version numérique, en lieu et place du document papier à imprimer, envoyer et classer. En effet, scanner une facture, l’envoyer par email ou sous-traiter l’envoi de son courrier ne constitue pas une dématérialisation fiscale ; la version papier reste obligatoire !
Quels sont les différents modes de facturation électronique possibles
Selon la directive européenne 2010-45 CE, les entreprises disposent désormais de trois moyens de facturation électronique, l’EDI, le PDF signé et aujourd’hui le PDF simple, considéré et traité à égalité à la facture papier. Au-delà des règles élémentaires régissant la facturation comme les mentions obligatoires (nom, date de vente, quantité…), les factures électroniques, hors EDI et PDF signés, doivent, de manière obligatoire, permettre « des contrôles permanents et documentés et une piste d’audit fiable ». Concrètement, cette prescription, impactant le facturé (destinataire) et le facturant (émetteur), doit permettre de reconstituer, dans un ordre chronologique, la totalité du processus de facturation et d’y relier les documents inhérents pour garantir l’effectivité de l’opération et le cheminement de la facture. A cela s’ajoute, une exigence du Code Général des Impôts (CGI), valable pour toutes les factures, « L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité d’une facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation ». Rappelons que dans ce cas de figure, l’entreprise doit conserver pendant 10 ans, les factures dématérialisées et surtout l’ensemble des documents nécessaires à l’établissement de la piste d’audit fiable.
Quels sont les risques d’une solution inadaptée
La facture est un document bien particulier puisqu’il s’agit d’un titre de créance sur l’Etat. L’assujetti à la TVA dispose du droit de déduire la taxe qui lui a été facturée. En cas de non-conformité avec la législation en vigueur, l’entreprise peut avoir une amende de 15 euros par élément manquant et par facture. En cas de faute avérée, la non déductibilité de la TVA est alors en jeu. Le préjudice peut être aussi très important dans les relations avec les clients et les fournisseurs. Toute entreprise se doit de s’assurer du respect des règles en matière de facturation électronique.
Comment la rendre incontournable à ses destinataires ?
Depuis juillet 2014, un texte européen stipule que le paiement d’une facture reçue en mode dématérialisé correspond, de fait, à l’acceptation du destinataire. A compter du 1er janvier 2017, sous l’impulsion de la loi pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques, dite loi « Macron », une entreprise ne pourra plus refuser de recevoir une facture sous forme électronique d’une autre entreprise ; elle devra être en capacité de l’accepter et de la traiter. Relation client ou fournisseur oblige, il est souhaitable d’informer, par écrit, les destinataires du passage à la dématérialisation fiscale et ainsi de réactualiser les noms et adresses email. Dans les faits, 80% des destinataires acceptent déjà une facture électronique et 100% d’ici quelques mois.
